Rząd w projekcie, skąd inąd słusznej ustawy, całkowicie pominął Urzędy Stanu Cywilnego. Do ustawy złożyłem 9 poprawek.
Kierując się troską o jak najlepsze uregulowanie kwestii związanych procesami rejestracji stanu cywilnego oraz postępowaniem w zakresie administracyjnej zmiany imienia i nazwiska zgłasza propozycję uwag do ustawy o doręczeniach elektronicznych (nr druku senackiego 226).
Celem niniejszych uwag jest doprowadzenie do sytuacji, w której możliwe będzie zastąpienie wytwarzanej obecnie na potrzeby rejestracji stanu cywilnego dokumentacji w postaci papierowej dokumentacją w postaci elektronicznej. W ocenie samorządów oraz kierowników urzędów stanu cywilnego zawarte w omawianej ustawie propozycje zmiany przepisów ustawy o zmianie imienia i nazwiska (art. 108) i ustawy prawo o aktach stanu cywilnego (art. 127) nie odpowiadają aktualnym potrzebą zastąpienia dokumentów w postaci papierowej na dokumenty w postaci elektronicznej. Przyjęcie proponowanych zmian umożliwi JST obniżenie kosztów realizacji przedmiotowych zadań, zwiększy możliwość komunikacji elektronicznej z klientami oraz przyspieszy i uprości załatwianie spraw. Proponowane rozwiązania wpłyną także korzystnie na ochronę środowiska naturalnego poprzez zmniejszenie ilości zużywanego papieru do wytwarzania dokumentów, ograniczenie ilości zużywanej energii elektrycznej do obsługi urządzeń biurowych oraz mniejsze zużycie materiałów eksploatacyjnych. Zamieszczone poniżej propozycje zmian uporządkowują ponadto terminologię oraz ujednolicają sposoby składania pism do organu oraz wydawania dokumentów przez organy względem rozwiązań przyjętych w ustawie o doręczeniach elektronicznych i zasadach komunikacji zawartych w przepisach kodeksu postępowania administracyjnego.
Poniżej wymienione są propozycję zmian w przedmiotowej ustawie[1]:
w art. 112. W ustawie z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. z 2020 r. poz. 707) w art. 8 ust. 4 i 5 otrzymują brzmienie:
„4. Zgodę na zmianę nazwiska dziecko wyraża osobiście do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego lub na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, opatrzonym podpisem własnoręcznym, poświadczonym za zgodność podpisu przez notariusza albo na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Dzieci zamieszkałe poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej mogą wyrazić zgodę za pośrednictwem konsula Rzeczypospolitej Polskiej.
5. Rodzic wyraża zgodę na zmianę nazwiska dziecka osobiście do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego albo jego zastępcą lub na piśmie utrwalonym w postaci papierowej opatrzonym podpisem własnoręcznym, poświadczonym za zgodność podpisu przez notariusza, lub na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Osoby zamieszkałe poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej mogą wyrazić zgodę za pośrednictwem konsula Rzeczypospolitej Polskiej.”.
w art. 10 ust. 1 otrzymuje brzmienie:
Wniosek o zmianę imienia lub nazwiska składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Proponowana powyżej zmiana ma na celu umożliwienie składania oświadczenia o wyrażeniu zgody także w postaci elektronicznej oraz wniosku w postaci elektronicznej. W tym celu sugeruje się aby została w porozumieniu z przedstawicielami strony JST opracowana e-usługa zawierająca formularz wzoru wniosku o administracyjną zmianę imienia i nazwiska oraz formularze wzorów oświadczeń o wyrażeniu zgody na zmianę imienia i nazwiska.
Art. 127. W ustawie z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 463 i 695) wprowadza się następujące zmiany:
1) art. 10 otrzymuje brzmienie:
„Art. 10. 1. Kierownik urzędu stanu cywilnego może na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lub podpisem osobistym upoważnić pracownika urzędu stanu cywilnego do wydawania odpisów aktów stanu cywilnego, zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby oraz zamieszczania przypisków, z wyjątkiem przypisków zamieszczanych przy akcie stanu cywilnego na podstawie uznania orzeczenia organu państwa obcego lub na podstawie innego dokumentu pochodzącego od organu państwa obcego, a niewymagającego uznania albo odpisu zagranicznego dokumentu stanu cywilnego przekazanego do urzędu stanu cywilnego w wykonaniu umowy międzynarodowej przewidującej wzajemną wymianę informacji w zakresie stanu cywilnego.
2. Wójt (burmistrz, prezydent miasta) może na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem osobistym upoważnić innego pracownika do wydawania odpisów aktów stanu cywilnego, zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby oraz zamieszczania przypisków, z wyjątkiem przypisków zamieszczanych przy akcie stanu cywilnego na podstawie uznania orzeczenia organu państwa obcego lub na podstawie innego dokumentu pochodzącego od organu państwa obcego, a niewymagającego uznania albo odpisu zagranicznego dokumentu stanu cywilnego przekazanego do urzędu stanu cywilnego w wykonaniu umowy międzynarodowej przewidującej wzajemną wymianę informacji w zakresie stanu cywilnego.
2) w art. 26 ust. 3 i 4 otrzymują brzmienie:
„3. Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego są gromadzone w rejestrze stanu cywilnego, jeżeli zostały sporządzone na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej. W rejestrze mogą być gromadzone akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego sporządzone na piśmie utrwalonym w postaci papierowej jako odwzorowanie cyfrowe podpisane przez kierownika urzędu stanu cywilnego lub osobę uprawnioną kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem osobistym może być zamieszczany opis tych dokumentów.
4. Dokumenty z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, na żądanie sądu, prokuratora, osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy, lub osoby mającej interes prawny, mogą być wydawane na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, kopii, odwzorowania cyfrowego lub wydruku dokumentu elektronicznego poświadczonych za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego podpisem własnoręcznym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lub podpisem osobistym.
4) po art. 32 dodaje się art. 32a w brzmieniu:
„Art. 32a. Protokoły sporządzane na podstawie ustawy sporządza się na piśmie utrwalonym w postaci papierowej i podpisuje się podpisami własnoręcznymi lub w postaci elektronicznej i podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem osobistym.”;
6) w art. 44:
a) ust. 6 otrzymuje brzmienie:
„6. Odpis aktu stanu cywilnego, zaświadczenie o stanie cywilnym lub zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby mogą zostać wydane, na wniosek, na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lub podpisem osobistym.”
7) w art. 47:
ust. 1 i 2 otrzymują brzmienie:
1. Odpis skrócony aktu stanu cywilnego jest wydawany z urzędu w jednym egzemplarzu po sporządzeniu aktu urodzenia albo aktu zgonu – osobie zgłaszającej zdarzenie oraz po sporządzeniu aktu małżeństwa – osobom, które zawarły małżeństwo na piśmie utrwalonym w postaci papierowej albo w postaci elektronicznej w zależności od żądania osoby zgłaszającej lub małżonków.
2. Jeżeli zgon osoby nie został zarejestrowany w dniu jego zgłoszenia w związku z niedostępnością rejestru stanu cywilnego, niezwłocznie po dokonaniu jego rejestracji osobie zgłaszającej zgon są wydawane z urzędu 2 odpisy skrócone aktu zgonu utrwalonym w postaci papierowej albo w postaci elektronicznej w zależności od żądania osoby zgłaszającej.
10) w art. 63:
b) ust. 10 otrzymuje brzmienie:
„10. Kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje, w okresie nie dłuższym niż do dnia sporządzenia aktu urodzenia dziecka, na wniosek matki lub ojca dziecka, na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub w w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem osobistym zaświadczenie potwierdzające uznanie ojcostwa.
11) w art. 64 ust. 1 otrzymuje brzmienie:
„1. Jeżeli kierownik urzędu stanu cywilnego albo konsul odmówił przyjęcia oświadczeń koniecznych do uznania ojcostwa, powiadamia na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej matkę dziecka i mężczyznę, który twierdzi, że jest ojcem dziecka, w terminie 7 dni od dnia odmowy, o przyczynach odmowy i możliwości uznania ojcostwa przed sądem opiekuńczym.
14) w art. 76:
a) w ust. 1 pkt 1 otrzymuje brzmienie:
„1) na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zapewnienie, że nie wie o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, zwane dalej „zapewnieniem”;
17) w art. 85 ust. 6 i 7 otrzymują brzmienie:
„6. Jeżeli wskazane we wniosku miejsce zawarcia małżeństwa nie spełnia wymogów, o których mowa w ust. 5, kierownik urzędu stanu cywilnego na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej odmawia przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński we wskazanym miejscu.
7. Jeżeli kierownik urzędu stanu cywilnego nie może przyjąć oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński w terminie wskazanym przez osoby zamierzające zawrzeć małżeństwo, uzgadnia z nimi inny termin zawarcia małżeństwa. W przypadku braku uzgodnienia takiego terminu kierownik urzędu stanu cywilnego na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej odmawia przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński w terminie wskazanym przez te osoby.
18) w art. 89:
a) w ust. 1 część wspólna otrzymuje brzmienie:
„– zawiadamia on na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej osoby, których odmowa dokonania czynności dotyczy.
19) w art. 99 ust. 2 i 3 otrzymuje brzmienie:
2. Wniosek na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zauwanym lub podpisem osobistym o rejestrację zdarzeniado wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego może złożyć osoba, której zdarzenie dotyczy, lub jej przedstawiciel ustawowy, inna osoba, która wykaże interes prawny w rejestracji zdarzenia lub interes faktyczny w rejestracji zgonu.
20) w art. 108 ust. 4 otrzymuje brzmienie:
„4. Kierownik urzędu stanu cywilnego, który odmawia na podstawie art. 1146 Kodeksu postępowania cywilnego dokonania czynności na podstawie orzeczenia organu państwa obcego, zawiadamia na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej wnioskodawcę o przyczynach odmowy, informując o prawie wystąpienia w trybie art. 1148 tego Kodeksu do sądu powszechnego o rozstrzygnięcie, czy orzeczenie organu państwa obcego podlega albo nie podlega uznaniu.
22) w art. 124a ust. 1 otrzymuje brzmienie:
„1. Kierownik urzędu stanu cywilnego może upoważnić na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej pracownika urzędu stanu cywilnego do przenoszenia aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego. Upoważniony pracownik, dokonując przeniesienia aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego, może wykonywać czynności, o których mowa w art. 124 ust. 4.
[1]Propozycje zmian zostały wpisane podkreśloną kursywą.
